Sie 29

Jak rozliczyć kaucję?

Wynajmowanie nieruchomości mieszkalnej to oczywiście działanie, które zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Nigdy nie można być absolutnie pewnym uczciwości przyszłego najemcy. Nieregulowanie opłat czynszowych i tych związanych z użytkowanymi mediami, uszkodzenia wyposażenia lokalu czy nawet kompletna jego dewastacja – niestety, takie rzeczy się zdarzają i dlatego przed wynajmem praktycznie zawsze pobierana jest kaucja. Jest to pewna suma pieniędzy, która stanowi niejako zabezpieczenie umowy, a konkretniej majątku właściciela nieruchomości. Często pojawia się pytanie, jak rozliczyć kaucję po wyprowadzce najemcy? W dalszej części postaramy się na nie odpowiedzieć.

Maksymalna wysokość zabezpieczenia jest określona w przepisach

Na początek warto jednak zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów prawnych, które w dość konkretny sposób normują zasady pobierania takich pieniędzy od najemcy. Zacząć należy od tego, że kwota ta nie może być większa niż dwunastokrotność miesięcznego czynszu. Mamy tutaj na myśli opłatę stanowiącą bezpośredni dochód wynajmującego, a nie sumę odprowadzaną na przykład do spółdzielni mieszkaniowej.

Oczywiście kaucja może być wymogiem podpisania umowy najmu, ale nie musi. To, czy zostanie ona pobrana, zależy tylko i wyłącznie od wynajmującego. Należy tutaj podkreślić, że niezgodne z prawem jest żądanie przekazania takiego zabezpieczenia w momencie, gdy dokumenty zostały już podpisane. Wyjątkiem jest sytuacja, w której to za zgodą obu stron zostanie ustalony konkretny, maksymalny termin, do którego środki te muszą być wypłacone. Jeśli do tego nie dojdzie, umowę uznaje się po prostu za nieważną.

Przy okazji warto również pamiętać o tym, że pieniądze te pobiera się nie tylko w celu zabezpieczenia czynszu, a więc ewentualnego niewywiązania się z obowiązku jego zapłaty przez najemcę. Można przeznaczyć je także między innymi na usuwanie szkód w lokalu powstałych z winy najemcy, opłacenie zaległych rachunków oraz na odsetki związane z nieterminowym dokonywaniem płatności.

W jakim terminie rozlicza się kaucję?

Wygaśnięcie lub zerwanie umowy najmu nie generuje obowiązku natychmiastowego rozliczenia pobranej wcześniej kwoty zabezpieczenia. Tę kwestię również dokładnie regulują przepisy prawa. Wynajmujący ma na to maksymalnie miesiąc i to tylko od niego zależy, kiedy takiego zwrotu dokona. Trzeba tutaj pamiętać o tym, że to na właścicielu nieruchomości spoczywa obowiązek należytego zarządzania tymi pieniędzmi przez cały okres trwania umowy. Z wypłaty tych środków finansowych nie zwalnia ich zgubienie, zła sytuacja finansowa, nieumiejętne zainwestowanie i wszystkie inne zdarzenia, które spowodowały ich utratę.

Jak rozliczyć kaucję – ile pieniędzy powinien dostać najemca?

Bardzo często wątpliwości związane ze zwracaniem takiego zabezpieczenia dotyczą tego, jaka powinna być to kwota. Czy tyle, ile faktycznie było wpłacone, czy więcej, a może mniej? Naturalnie opisujemy tutaj sytuację, w której po zakończeniu umowy wynajmujący nie ma żadnych zastrzeżeń do stanu zdanego lokalu oraz nie pojawiły się zaległości w opłatach. Przepisy zawsze wymuszają dokonanie waloryzacji.

Polega ona na porównaniu początkowych opłat czynszowych z tymi, które najemca płacił w ostatnim miesiącu. W tym celu oblicza się krotność, czyli to, ile czynszów wzięło się pod uwagę, wyliczając kaucję. Najlepiej obrazuje to prosty przykład. Jeśli obie strony umowy ustaliły, że miesięczna opłata wynosi 1000 zł, a pobrana kaucja opiewała na kwotę 3000 zł, to znaczy, że była to 3-krotność. Jeśli ostatni zapłacony przez najemcę czynsz wynosił na przykład 1200 zł, a więc był wyższy od początkowego, 3-krotność liczy się od tej właśnie wartości. W tej sytuacji pobrano kaucję w kwocie 3000 zł, a najemcy trzeba oddać 3600 zł. Warto przy tym podkreślić, że suma ta nie może być niższa od początkowej. Jeśli z jakichś powodów ostatni czynsz był niższy od tego pierwszego, rozliczyć trzeba dokładnie taką kwotę, jaka była wpłacona.

Jak formalnie powinno wyglądać rozliczenie kaucji?

Zwracając te pieniądze, które zgodnie z literą prawa są tzw. długiem oddawczym, powinno się odpowiednio udokumentować ten fakt. Jeśli kwotę trzeba pomniejszyć, należy wykazać w dokumencie dokładne sumy oraz cel, na który zostały one odciągnięte. Wystarczy napisać początkową wartość, a następnie wypunktować wszystkie elementy, a więc na przykład potrącenie z tytułu naprawy uszkodzonych mebli, malowania ścian, wymiany drzwi, niezapłacenia ostatniego rachunku za media czy odsetek ustawowych. Na końcu należy podać kwotę ostateczną do rozliczenia i potwierdzić wszystko własnym podpisem.

Warto pamiętać jeszcze o kwestiach podatkowych. Jeśli kaucja jest wyższa od tej, którą pobrano (tak, jak w naszym wcześniejszym przykładzie), różnicę można odliczyć od podatku, gdyż traktuje się ją jako koszt uzyskania przychodu. Pieniądze pobrane na rzecz zaległości w opłatach najemcy czy usuwania pozostawionych szkód w lokalu nie podlegają odliczeniu do podatku.